O certificado digital é uma identidade eletrônica para pessoas ou empresas, e equivale à uma carteira de identidade do mundo virtual. Na prática, esse certificado funciona como um CPF ou um CNPJ eletrônico.
O certificado digital pode ser utilizado como uma assinatura virtual, e com essa tecnologia, é possível identificar cada usuário, além de cada documento autenticado, mesmo à distância. O que confere legitimidade aos documentos digitais, que passam a possuir validade jurídica.
Entre os principais modelos de Certificados Digitais, podemos citar o e-CPF (pessoas físicas) e o e-CNPJ (para pessoas jurídicas). Além disso, existem determinadas finalidades, como o envio de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor (NFC-e) e de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). Em muitos casos o uso do certificado é obrigatório, por isso é importante saber quando isso ocorre.
Quem é obrigado a utilizar o certificado digital?
De forma resumida, todas as empresas que seguem os regimes tributários de Lucro Real ou Lucro Presumido estão obrigadas a emitir NF-e, necessitando, portanto, do Certificado Digital.
As empresas optantes pelo Lucro Presumido têm obrigação de emitir o Certificado Digital, pois a maior parte das declarações requeridas pela Receita Federal só pode ser efetuada por meio desse documento.
No caso das empresas optantes pelo Simples Nacional, antigamente não era obrigatório o uso do Certificado Digital. Mas, a partir de janeiro de 2017, o Certificado Digital tornou-se obrigatório para as empresas do Simples com mais de 3 empregados.
Se minha empresa é obrigada a utilizar o certificado digital, mas não usa, o que pode acontecer?
Se for obrigada, a pessoa jurídica que não utilizar o Certificado Digital ficará impedida de enviar as declarações das obrigações empresariais. Além disso, não poderá pagar os tributos exigidos por lei. A multa incidente é de 20% do tributo que não for declarado, sendo o valor mínimo correspondente a R$ 500,00.
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